10 wskazówek jak poprawić swoje teksty pisane w języku angielskim.

10 wskazówek jak poprawić swoje teksty pisane w języku angielskim.

 

Znamy doskonale ten scenariusz…

Jest piątek i właśnie wybiła 17:00. W planach masz długo wyczekiwane i jak najbardziej zasłużone spotkanie ze znajomymi w lokalnej knajpce. Dopada Cię już zmęczenie i głód, tym bardziej, że na lunch nie było znowu czasu. Pozostało tylko ostatnie zadanie. Coś, co podświadomie odkładałeś do ostatniego momentu…

Niby prosta notatka do współpracownika w Irlandii, która podsumowuje twoje postępy w ostatnim projekcie akwizycyjnym przydzielonym Ci przez Zarząd, a wprawia w zakłopotanie i stres.

Problem tkwi w tym, że wiadomość musi być napisana w języku angielskim. Wiesz, że twój menedżer ściśle monitoruje postęp tego najnowszego projektu ufając, że ​​jest w bezpiecznych rękach. Jak zacząć wiadomość? Co będzie, jeśli Cię źle zrozumieją? … Lub jeśli nieumyślnie popełnisz jakieś gafy gramatyczne, które mogłyby wpłynąć na to jak Cię postrzegają za granicą?

Jesteś w pełni świadomym, że musisz wywrzeć dobre wrażenie. Jeden zły ruch może wpłynąć na dalsze postępy w twojej karierze.

Nie ma łatwego wyjścia z sytuacji, ale mamy dla Ciebie kilka wskazówek, na co zwrócić szczególną uwagę, żeby lepiej Cię zrozumiano pisząc w języku angielskim.

 

1. Zwrot grzecznościowy


Zazwyczaj będą to pierwsze słowa, które wstukasz w klawiaturę komputera. Nie ma nagrody za poprawną odpowiedź, ale jeżeli nieodpowiednio rozpoczniesz wiadomość na pewno nie wywrzesz dobrego pierwszego wrażenia. Co gorsza, zasiejesz w odbiorcy wątpliwość, czy oby na pewno ma do czynienia z osobą godną prowadzenia projektu wartego dziesiątki milionów Euro.

UŻYWAJ: Hi Sarah, / Hello John, / Good morning, / Good afternoon, / Good evening,

Pisząc wiadomości w języku angielskim pamiętaj, aby dostosować formę do odbiorcy i kanału komunikacji. Pisząc ogólne wiadomości do osób, które już poznałeś, bezpieczniej jest trzymać się prostego: „Hi <tu wstaw tutaj imię>. Pisząc do grupy osób lub w sytuacjach, kiedy chcesz podkreślić wagę treści, możesz użyć zwrotu grzecznościowego w oparciu o porę dnia (Good Morning (00:00 – 11:59), Good Afternoon (12:00-17:59), Good Evening (18:00 – 23:59).

UNIKAJ: “Dear Mrs Johnson,” and “Dear Sir/Madame,”

O ile nie jest to w pełni uzasadnione (na przykład ze względu na normy kulturowe odbiorców kraju pochodzenia), należy unikać rozpoczynania treści wiadomości i dokumentów w ten sposób. Jeśli naprawdę uważasz, że treść wymaga bardziej formalnego zwrotu grzecznościowego, użyj imienia osoby po wyrazie „Dear” (np. „Dear Martin”). W przeciwnym razie najlepiej unikać zwrotu „Dear”, ponieważ jest on interpretowany jako staroświecki.

 

2. Wstęp


Zacznij od poinformowania odbiorcy, jaki jest cel Twojej wiadomości. Jeśli całkowicie utknąłeś i nie masz żadnych pomysłów, poniżej przedstawiam kilka inspiracji:

Thank you for your email.

Hope you are well.

It was great speaking to you / meeting you last week.

As discussed during our previous call/meeting…

I’m just writing to…

I’d like to inform you that…

Just a quick note/email/message to… clarify / confirm / inform you / follow up on / let you know / request / tell you / update you

 

3. Przydatne zwroty i Power Words (czyli słowa mocy)


Oczywiste jest, że należy dostosowywać język w zależności od treści oraz odbiorcy. Jedną z metod w języku angielskim jest korzystanie z formalnych lub nieformalnych zwrotów i wyrazów.

Podczas naszych warsztatów szkoleniowych zachęcamy uczestników do rozwijania formalnego słownictwa, przede wszystkim dlatego, że jest to świetny sposób na zwiększenie zakresu słownictwa i kompetencji językowych. Pokazuje Twoją profesjonalną stronę i pomaga wywrzeć dobre wrażenie.

Oczywiście nie ma nic złego w używaniu nieformalnego języka w szybkich notatkach do współpracowników, ale przy ważniejszych treściach wywołają słabe wrażenie. Poniższa tabela pokazuje formalne alternatywy dla popularnych wyrazów używanych w biznesie:

Nieformalne

Formalne

(is it) OK

Convenient

Help

Assistance

to answer

to reply

to ask

to enquire

to get in touch with

to contact

to need

to require

to put off

to postpone

to be sorry

to regret

to set up

to arrange

to tell

to inform

Sprzedaż odgrywa bardzo istotną rolę w twoim życiu zawodowym. Na każdym kroku napotykasz sytuacje, gdzie musisz wpłynąć na innych, sprzedać pomysł, uniknąć pewnej ścieżki, przekonać innych, że twoja interpretacja jest prawidłowa. Komunikacja w biznesie przede wszystkim spełnia rolę wymiany informacji, ale możesz wykorzystać techniki pisania językiem korzyści w celu osiągnięcia celów służbowych i zawodowych. Możesz również sprawić, że twoje wiadomości będą bardziej zwięzłe i klarowne.

Do tego będą potrzebne Ci Power Words, czyli słowa mocy. Power Words docierają do emocji odbiorców i pomagają wywołać pożądaną reakcję. Ich celem jest pokazanie proaktywnego działania z twojej strony w przeciwieństwie do postawy biernej. Pokazuje, że musiałaś fizycznie zrobić coś, żeby osiągnąć swój cel i nie stało się to tylko przez przypadek. Oto kilka przykładów:

Zamiast “we have changed…” napisz “we have adapted…” (zmienić każdy może – dostosować już nie)

Zamiast “we have checked…” napisz “we have examined…”

Zamiast “we have looked…” napisz “we have observed…”

Zamiast “we have found…” napisz “we have identified…”

Czy widzisz różnicę?

Oto przydatna lista Power Words do twojego użytku. Wydrukuj ją, umieść w w zasięgu wzroku na stanowisku pracy i używaj jej każdego dnia!

4. Wyrazy i zwroty, których należy unikać


Istnieją również wyrazy, które nie mają większego znaczenia i których należy w miarę możliwości unikać. Oto kilka powszechnie używanych terminów, które osłabią twoją komunikację. Unikaj ich jak ognia, a twoje treści nabiorą siły.

something like
we need to have something like our competitors.

very
they have very big prices, very long delivery times, very smart people

went
we went to the hotel, she went to Paris (better: he arrived at the hotel, she flew to Paris)

things
these things are attached to the machine

stuff
we have a lot of stuff in the office

first of all
nie używaj “of all”. Zacznij zdanie od “firstly” lub “first”.

get
we need to get more sales (lepiej: we need to generate more sales)

need to do to
that is all we need to do to succeed (lepiej: that’s all you must do to succeed)

on a regular basis
my manager travels on a regular basis (lepiej: my manager travels frequently)

really
this is really important (lepiej: this is extremely important, najlepiej: this is critical)

 

5. Unikaj tłumaczenia tekstów


Pisząc treści w języku obcym zawsze należy uwzględniać niuanse i różnice kulturowe. Jeśli przygotowujesz treść w języku ojczystym, a następnie tłumaczysz ją na język obcy, możesz wpaść w kilka pułapek, takich jak nieumyślne stworzenie nowych idiomów i wyrażeń, które w najlepszym wypadku mogą wydawać się dziwne i niejasne, a w najgorszym wywołują negatywne skojarzenia.

W miarę możliwości spróbuj pisać teksty w języku docelowym dla odbiorcy. Inaczej zwiększasz ryzyko poważnego nadszarpnięcia wizerunku firmy (i własnej reputacji). Jest to szczególnie ważne przy pisaniu treści o charakterze sprzedażowym.

Każdego dnia dostrzegam tego rodzaju błędy w tłumaczeniach polskich tekstów na język angielski. Są one czasem mniej, a czasem bardziej rażące. Oto kilka przykładów, które napotkałem w swojej karierze:

Przepraszam, czy to krzesło jest zajęte?

I’m sorry, is the chair busy?

Strzał w światło bramki!

A shot in the light of the goal!

Ten wariant wzbudza duże zainteresowanie na międzynarodowych rynkach.

This variant arouses great interest in international markets.

Produkt w marce firmy wygląda najlepiej!

Product in company brand looks best!

Oszczędzamy pieniądze na czarną godzinę.

We’re saving money for the black hour.

To czysta prawda.

It’s clean truth.

Zgadzam się, że niektóre z nich są ekstremalne, jednak moja argumentacja pozostaje istotna. Nawet jeśli władasz językiem angielskim na wysokim poziomie to i tak warto sprawdzać teksty z native speakerem.

 

6. Mniej znaczy więcej


Unikaj długich zdań i bądź jak najbardziej precyzyjny w swoich sformułowaniach. Używaj Power Words, aby skuteczniej przekazywać informacje. W miarę możliwości zrób sobie przerwę przed publikacją treści, żeby dać sobie szanse na ponowną weryfikację w ostatnim momencie.

Czytaj po kilka razy, starając się ograniczyć liczbę wyrazów. Podziel tekst na 3-4 wiersze tekstu na akapit, żeby był bardziej czytelny.

 

7. Stosuj technikę lustrzanego odbicia


Dobrym sposobem na poprawienie umiejętności pisania w języku jest zapisywanie fragmentów tekstów, które Cię zainspirowały, zaimponowały lub miały odpowiedni wydźwięk i przekaz. Odpowiadając na wiadomości e-mail lub czytając materiały marketingowe w języku angielskim, zwróć uwagę na styl, język i sformułowania i próbuj je naśladowywać. Należy jednak pamiętać, że istnieją specyficzne dla branży zwroty i terminy, które mogą okazać się nieodpowiednie w twojej sytuacji.

 

8. Znajdź wsparcie we współpracownikach


Być może jest to najlepsza metoda na weryfikację tekstów. Podziel się swoją treścią ze współpracownikami (najlepiej z tymi, którzy posługują się innym językiem ojczystym) zanim je opublikujesz / wyślesz do odbiorcy. Stwórz system, gdzie wzajemnie weryfikujecie swoje treści. Im więcej osób przeczyta twoje teksty przed publikacją, tym większe są szanse na wychwycenie potencjalnych błędów.

Szukaj mentorów, którzy mogą ci pomóc i wesprzeć. Znajdź ludzi w swoim zespole z odpowiednimi umiejętnościami i spróbuj pozyskać ich wpływ na twój materiał pisemny. Venta Marketing oferuje profesjonalne wsparcie w tym zakresie, więc skontaktuj się z nami, jeśli możemy w jakikolwiek sposób Cię wesprzeć.

 

9. Zainwestuj w swój rozwój


Jeśli zauważyłeś braki w swoich umiejętnościach, które hamują twój postęp, to najlepsza pora aby coś na to poradzić. Znalezienie wolnego czasu jest zawsze trudne, szczególnie w dzisiejszym zabieganym i dynamicznym świecie …

Venta Marketing może opracować program szkoleniowy, dostosowany do Twoich indywidualnych potrzeb i wymagań Twojej firmy. Możemy pracować z Tobą na rzeczywistych przykładach użytkowania angielskiego w twojej firmie, co oznacza, że inwestowanie w rozwój osobisty niekoniecznie musi oznaczać obniżenie wydajności twojej pracy.

Podczas naszych indywidualnych lub grupowych warsztatów nauczysz się konkretnych umiejętności, które możesz natychmiast wykorzystać w swoim miejscu pracy. Nasze programy obejmują szereg dyscyplin, takich jak prawo, finanse, księgowość, sprzedaż i obsługa klienta, a także przydatne tematy: prezentacje, pisanie wiadomości e-mail, negocjacje lub sprzedaż.

 

10. Skorzystaj ze specjalistycznych usług


Profesjonalny copywriter może opracowywać inspirujące treści w języku angielskim, które pasują do Twojej firmy i są odpowiednio odbierane przez Twoich klientów. Venta Marketing zna kluczowe niuanse kulturowe i umie opracowywać treści pisząc językiem korzyści. Nasze usługi zaoszczędzą Twój czas, poprawią wizerunek Twojej firmy, pomogą Ci wywrzeć dobre wrażenie na klientach i ostatecznie pomogą zwiększyć twoją sprzedaż.

Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się, jak możemy Ci pomóc.

 


 

Autor tekstu: Mirosław Kaznowski
Copyright 2019 Venta Marketing 2019. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci bez odnośnika do źródła powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.